Zur Verstärkung unseres Team suchen wir ab sofort eine/n:

Office Manager/in

(m/w/d)

flex|pos betreut herstellerunabhängig PC-basierende Kassensysteme inklusive Back Office,
IT-Infrastruktur und Telekommunikation bei Einzelhandelsfilialisten mit mehr als 100 Filialen. Seit ihrer Gründung im Jahr 2005 steht flex|pos für eine außergewöhnlich starke Kundenorientierung, die sich in Qualität, Flexibilität, Termintreue und Hilfsbereitschaft ausdrückt. Unsere Mitarbeiter prägen dieses Serviceversprechen. Unsere offene Firmenkultur und vielfältige Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten befähigen unser Team, den selbstgestellten Leistungsanspruch tagtäglich einzulösen.

Bei People & Culture legen wir großen Wert auf die Entwicklung und Pflege einer offenen, integrativen und vielfältigen Unternehmenskultur. Wir fördern aktiv die Anziehung, Entwicklung und Bindung von Talenten durch attraktive Benefits, flexible Arbeitszeitmodelle und umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten. Unsere zentrale Rolle besteht darin, durch eine moderne Recruiting-Strategie und die Stärkung des Employer Brandings flex|pos als erstklassigen Arbeitgeber zu positionieren. Wir sehen uns als interner Dienstleister der flex|pos und nehmen uns allen Anliegen an, bei denen Mitarbeiter um unsere Unterstützung bitten.

Direkt bewerben!

Deine Aufgaben

Du übernimmst die zentrale Telefonannahme für allgemeine Anrufe, ordnest Anliegen ein und leitest diese strukturiert an die richtigen internen Ansprechpartner weiter.

Du betreust den Empfang am Standort, sowie Annahme und Verteilung von Post und Paketen.

Du unterstützt im allgemeinen Office Management und sorgst dafür, dass der Büroalltag, zentrale Bürobereiche, Besprechungsräume, Küchen und Gemeinschaftsflächen reibungslos funktionieren.

Du koordinierst externe Dienstleister wie Hausverwaltung, Gebäudemanagement, Handwerker und Reinigungsdienst bei organisatorischen Themen, Mängelanzeigen und Reparaturen.

Du übernimmst organisatorische Alltagstätigkeiten wie das Auffüllen von Verbrauchsmaterialien, den Einkauf von Milch, Kaffee und Bürobedarf sowie die Reinigung und Pflege der Kaffeemaschine.

Du bereitest Besprechungsräume vor und unterstützt bei Bewirtung, Catering sowie der Betreuung von Gästen, Kunden, Technikern und Partnern.

Du unterstützt bei Reisebuchungen, saisonaler Bürodekoration, kleinen internen Anlässen sowie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben innerhalb von People & Culture.

Deine voraussetzungen

Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation ist wünschenswert.

Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Sekretariat, Assistenzbereich, Kundenservice oder in einer vergleichbaren serviceorientierten Rolle ist von Vorteil.

Auch ein Quereinstieg ist möglich, wenn Du Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Serviceorientierung mitbringst.

Du besitzt gute Kenntnisse in MS Office und arbeitest sicher mit Outlook, Teams und digitalen Tools.

Du telefonierst gerne, trittst freundlich und verbindlich auf und kannst Anliegen schnell einordnen.

Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick.

Du hast ein gutes Gespür für Prioritäten und erkennst, wann Themen weitergegeben oder nachgehalten werden müssen.

Führerschein Klasse B (Aufgrund unserer schlechten Erreichbarkeit mit dem ÖPNV an unserem Standort in Unna)

Welche persönlichen Eigenschaften benötigst Du?

Du hast eine hohe Serviceorientierung und Freude daran, anderen Menschen weiterzuhelfen.

Du kommunizierst freundlich, klar und verbindlich – am Telefon, per Mail und persönlich.

Du arbeitest eigenverantwortlich, sorgfältig und zuverlässig.

Du erkennst Aufgaben selbstständig und packst pragmatisch mit an.

Du hast keine Berührungsängste gegenüber praktischen Office-Aufgaben und verstehst, dass ein funktionierender Büroalltag viele kleine, aber wichtige Tätigkeiten umfasst.

Du bist belastbar, diskret und kannst mit unterschiedlichen Ansprechpartnern professionell umgehen.

Du bringst Organisationstalent, Flexibilität und eine lösungsorientierte Arbeitsweise mit.

Du hast Freude daran, als zentrale Schnittstelle im Unternehmen sichtbar und unterstützend tätig zu sein.

Diese Informationen könnten Dich ebenfalls interessieren:

Arbeitszeit: Vollzeit, 40 Std. / Woche

Arbeitsort: Lindemannstraße 79, Dortmund, gelegentlich auch Heinrich Hertz Straße 10, Unna

Kostenfreie PKW-Stellplätze für Mitarbeiter

Zusätzliche Benefits für Mitarbeiter: Betriebsrente, Vermögenswirksame Leistungen, Shopping Card, betriebliches Gesundheitsmanagement, Essensbezuschussung, Unfallversicherung 24/7 weltweit, Teambuilding und vieles mehr

Förderung von Aus- und Weiterbildung

Ab sofort

Unsere Benefits

Wir möchten, dass sich jedes Teammitglied wohl fühlt und uns als das schätzt,
was wir sind: ein innovatives, familienfreundliches und verantwortungsvolles Familienunternehmen. Deshalb bieten wir neben einem attraktiven Gehalt eine Vielzahl
an zusätzlichen Leistungen – für ein angenehmes Arbeitsklima
und zufriedene Mitarbeiter.

Gesundes Arbeiten

Massagen

Pluxee Benefits Pass

Teamseminare

Betriebliche Altersvorsorge

Fitness Studio

Kita-Zuschuss

Corporate Benefits Portal

Vermögenswirksame Leistungen

Jobrad
‍

nilo.health

Unfallversicherung

24/7 Weltweit

Und vieles mehr!

Foodji Automat

Das sagen unsere Mitarbeiter

„Wer sich hier weiterbilden möchte, der rennt offene Türen ein. Man kann selbst Vorschläge einbringen und wird sehr darin unterstützt und bestärkt, sich weiter zu entwickeln und auf seinem Fachgebiet immer auf dem neuesten Stand zu sein.“

Sabine List, Abteilung Accounting

„Es ist sehr schätzenswert, dass man sogar mit der Geschäftsführung über seine Probleme und Sorgen reden kann und das einem viel Verständnis, Rat und Hilfe angeboten wird.“

Anonymer Mitarbeiter des Unternehmens

„Bei flex|pos stimmt einfach das Gesamtpaket: der Umgangston ist sehr familiär, ich fühle mich aufgehoben. Hier sind alle sehr flexibel, das Unternehmen selbst, aber auch wir Mitarbeiter. Egal ob Arbeitszeiten oder Überstunden – hier herrscht ein gegenseitiges Geben und Nehmen und das macht das Arbeiten sehr angenehm.“

Ilka Meissner, Partner Management

„Ich bin schon von der ersten Stunde an bei flexIpos und fühle mich hier wie Zuhause. Ich arbeite mit tollen Kollegen und auch der Umgang mit der Chefetage ist super – es gibt kein „da oben“ und „hier unten“, nur ein „wir“. Alle kennen sich, es herrscht eine tolle Stimmung. So macht das Arbeiten wirklich Spaß.“

Norman Trutz, Leiter Dispatch

„Bei uns wird es nicht langweilig. Kein Tag ist wie der andere, immer wieder gibt es neue Herausforderungen, die gelöst werden wollen. Das mache ich gerne eigenverantwortlich, kann aber auch immer auf meine Kollegen zählen.“

Lothar Körner, Qualitätsmanager

„Die Flexibilität und die Feedback Kultur macht flex|pos als Arbeitgeber aus. Aber auch die flex|dna, als gesammeltes Werk stellt sie die wichtigsten Unternehmenswerte dar: Wir heißen jeden Willkommen, Wir denken in Lösungen, Wir sind Wertschätzend, Wir sind füreinander da, Wir geben und holen Feedback. Durch diese Leitsätze wird ein gelungenes Miteinander im Arbeitsalltag geschaffen.“

Robin Löbbecke, Bereichsleiter People & Culture

„Die einzigartige Flexibilität von flexIpos erleben nicht nur unsere Kunden, man spürt sie im ganzen Unternehmen. Dadurch kann ich auch mein Familienleben flexibel gestalten und habe so eine tolle Work-Life-Balance. Das motiviert.“

Dominik Credo, Prozessmanager